プロジェクトを進行する上でPMOを導入するメリット

なぜ必要なのか

PMOが必要な理由として挙げられるのが、ITプロジェクトは大規模になることが多い点です。企業にシステムを導入する場合、「要件定義⇒設計⇒実装⇒テスト⇒運用・保守」といったフェーズで進んでいきます。各セクションに核となるメンバーが配置され、それぞれが重要な役割を担います。例えば、要件定義の段階では担当者が先方のビジネスにとって必要な要件の洗い出しを行います。実装の段階ではプログラマーが設計書に沿ってプログラミングを進めることになるでしょう。ITプロジェクトは多くのメンバーが関わることが前提となっているため、必然的に課題やタスクが増加します。そこで必要となるのが、全体を管理するPMOというわけです。

PMOがいることのメリット

PMOを導入することで、プロジェクトの失敗を食い止められます。仮に、プロジェクトの進行中に想定外のトラブルが発生し、予定通りに成果物が作れなかった場合でも、適切に管理することで被害を最小限に抑えられます。リリース直前に何らかの不具合があった場合に、期限までに全ての修正は不可能だったとしても、クリティカルな課題は解消しなければなりません。そういった課題の洗い出しやそれに伴う具体的な対応内容、スケジュールの調整などをPMOがサポートします。問題が発生した際でも適切にマネジメントをすることで最低限の要件を達成することにつながり、大きな失敗を避けられます。
また、PMOを導入することで全体の生産性が向上するといったメリットもあります。業務効率化の手段は多岐に渡りますが、どれが適切かはプロジェクトごとに異なります。現場に適したソリューションの導入が求められますが、それを検討するのもPMOの仕事です。「業務を細分化して適切な人材を配置する」「フローチャートを作成して部署ごとの作業分担を可能にする」「業務をマニュアル化して対応範囲を広げる」などの業務効率化施策を実施します。こういった取り組みによって部署間の連携力が強化され、プロジェクトの進行がスムーズになります。
コスト削減の面でも、PMOの存在は非常に重要です。各チームのリソースの空き状況を把握し、適切にタスクを管理することで無駄なコストが発生せずに済みます。例えば、将来的に一定期間のテスト作業が集中するため、エンジニアが通常の倍必要になるとします。それを事前に把握できていれば、そのタイミングのみ外部からエンジニアを確保してリソースの不足を補うことが可能です。こういったスケジュールやタスクの管理ができていなければ現場は炎上し、早急に人材の確保が必要になり、結果的に人件費が増えてしまいます。